Những lưu ý, cấu trúc và cách viết Email Tiếng Anh
Email đã và đang trở thành một phương thức liên lạc khó có thể thay thế trong cuộc sống hiện đại. Hầu như ai cũng có ít nhất một Email để có thể gửi và nhận thông tin hằng ngày. Nó có thể được dùng trong môi trường giáo dục, kinh doanh hay bất kỳ lĩnh vực nào khác. Tại Việt Nam, Email Tiếng Anh đang dần được ưa thích bởi tính chuyên nghiệp và dễ dàng gây ấn tượng đối với người nhận. Tuy nhiên, để viết được một Email Tiếng Anh hoàn chỉnh và phù hợp thì cần những kỹ năng nhất định. Trong bài viết này Patado sẽ gửi đến bạn những lưu ý, cấu trúc và cách viết một Email hoàn chỉnh.
Cách học tiếng anh giao tiếp hiệu quả tại nhà
Lộ trình học Tiếng Anh giao tiếp từ A đến Z
1. Những lưu ý khi viết Email bằng Tiếng Anh
1.1 Sử dụng địa chỉ Email chuyên nghiệp
Tốt nhất nên sử dụng tên của chính bạn làm địa chỉ Email và đảm bảo ngắn gọn nhất có thể. Google cũng cho phép sử dụng các dấu chấm câu hay gạch dưới để địa chỉ Email rõ ràng hơn.
Ví dụ:
Email để tên riêng như “bao.vy” chắc chắn sẽ chuyên nghiệp hơn nickname “congchuabongbong” hoặc tương tự như thế.
1.2 Tiêu đề Email phải ngắn gọn và nêu rõ ý chính cần truyền đạt
Tiêu đề sẽ là thứ đầu tiên mà người đọc nhìn thấy khi nhận được Email của bạn. Do đó, hãy sử dụng tiêu đề Email ngắn gọn nhưng vẫn làm rõ được ý chính mà bạn muốn truyền đạt.
Ví dụ, nếu đó là thư ứng tuyển thì tiêu đề có thể bao gồm Vị trí ứng tuyển và Tên của bạn.
1.3 Sử dụng phông chữ rõ ràng
Hiện nay, Google cho phép các Email được sử dụng nhiều font chữ khác nhau. Tuy nhiên để đảm bảo tính chuyên nghiệp, chỉ nên sử dụng các font chữ phổ biến như Sans Serif và tránh những font chữ cách điệu như Comic Sans.
Ngoài ra, việc chọn cỡ chữ và định dạng chữ cũng quan trọng không kém. Giống như Word, văn bản trong Email cũng có thể được in đậm, in nghiêng hay gạch chân để giúp làm nổi bật những ý chính trong trường hợp Email quá dài và có quá nhiều ý cần diễn đạt. Tuy nhiên, việc quá lạm dụng định dạng chữ sẽ dễ gây ra sự rối mắt và cho tác dụng ngược lại.
Để viết được một Email Tiếng Anh hoàn chỉnh, cần phải lưu ý rất nhiều điều
1.4 Có gắng truyền đạt những ý chính và ngắn gọn nhất có thể
Nhịp sống nhanh chóng kéo theo mỗi người đều phải chạy đua với thời gian, khó có ai có thể đọc hết được những Email cần thiết. Bởi vậy một Email ngắn gọn và đầy đủ thông tin là tiêu chí luôn cần phải được đặt lên hàng đầu.
Bên cạnh đó, nên sử dụng Tiếng Anh đơn giản thay vì sử dụng những từ quá chuyên ngành hay hàm lâm bởi có thể Tiếng Anh không phải ngôn ngữ chính của người đọc.
1.5 Gợi ý cho người đọc nên làm gì tiếp theo
Câu gợi ý là rất cần thiết để người đọc có thể nắm được mình cần làm gì sau khi đọc Email của bạn.
Ví dụ, nếu bạn muốn người đọc Email tìm thêm một số thông tin bổ sung bạn có thể viết là “Please can you find me …”, như vậy sau khi đọc được Email, người đọc sẽ tìm thông tin cần thiết cho bạn thay vì một Email chung chung.
1.6 Sử dụng câu chữ nghiêm túc, lịch sự
Lối nói lịch sự luôn luôn cần thiết trong bất kì trường hợp nào và với Email cũng không ngoại lệ. Không những thế, có thể Email của bạn sẽ được gửi sang người nào đó ngoài người nhận ban đầu, bởi một Email lịch sự sẽ mang đến ấn tượng tốt hơn.
Một lưu ý nữa là không nên sử dụng những icon hay biểu tượng diễn đạt cảm xúc.
1.7 Không nên đính kèm các file quá nặng
Hãy zip những file cần gửi trước, hoặc đính kèm link để người đọc dễ theo dõi và tìm kiếm thông tin.
1.8 Kiểm tra Email trước khi gửi
Không ai muốn Email của mình sai chính tả hoặc những lỗi sai không cần thiết. Những website như Grammarly sẽ cho phép bạn kiểm tra văn bản hoàn toàn miễn phí.
Bạn cũng nên đọc lại một lần để đảm bảo Email của mình không mắc lỗi sai nào. Một Email mắc nhiều lỗi sai chắc chắn sẽ làm người đọc giảm ấn tượng đối với bạn.
2. Cấu trúc viết Email Tiếng Anh
Một Email hoàn chỉnh sẽ bao gồm 3 phần:
– Introduction – phần giới thiệu
– Body of the text – phần nội dung chính
– Conclusion – phần kết
2.1 Introduction
Câu chuyện nào cũng cần mở đầu bằng một câu chào hỏi. Dựa và mối quan hệ giữa bạn và người đọc sẽ có nhiều cách mở đầu Email khác nhau.
Đối với những Email gửi cho người có cấp bậc lớn hơn, và trong trường hợp bạn cần sự giúp đỡ từ người đọc thì môt câu chào trang trọng sẽ rất cần thiết. Những phương án có thể tham khảo:
– Dear Mr/Mrs/Ms…
– Dear Sir/Madam (trong trường hợp bạn không biết tên cụ thể)
– To whom it may concern (giống với Dear Sir/Madam)
Còn đối với những Email không quá yêu cầu trang trọng, thì có thể bắt đầu bằng những lời chào đơn giản hơn, chẳng hạn như:
– Hi…
– Dear…
Sau khi mở đầu bằng câu chào hỏi, bạn phải nêu ra được lí do chính của Email này. Tùy vào những mục đích khác nhau mà sẽ có một câu nói riêng, những mẫu câu tham khảo bao gồm:
Nếu mục đích của Email là để cảm ơn:
– Thanks a million for…
– Thanks a lot for…
Nếu mục đích của Email là để thông báo cho một việc gì đó:
– I am writing to let you know…
– I am delighted to tell you… (nếu bạn thông báo tin vui)
– I’m afraid I have some bad news (nếu đó là tin xấu)
– I regret to inform you that… (nếu bạn thông báo tin xấu)
Nếu mục đích của Email là để phản hồi lại:
– I am writing in response to…
– I am writing in reply to…
2.2 Body of the text
Không có cấu trúc nhất định cho phần này, mà tùy thuộc vào nội dung mà bạn muốn truyền đạt sẽ có những cách viết khác nhau. Ngoài ra, Email cũng sẽ bị ảnh hưởng nhiều bởi thói quen viết và nói của bạn.
Tuy vậy, vẫn có những quy tắc nhất định cần chú ý trong khi viết Email bằng Tiếng Anh . Đầu tiên, cần chú ý truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, đúng trọng tâm và dễ hiểu. Suy cho cùng thì mục đích của Email vẫn là truyền tải thông điệp gì đó và quan trọng nhất là làm cho người đọc hiểu được ý muốn truyền đạt của mình.
Thứ hai, hãy tách thành nhiều đoạn ngắn, tránh trường hợp làm cho người đọc cảm thấy bị rối mắt. Mỗi đoạn trình bày một ý khác nhau cũng sẽ giúp người đọc nắm bắt được thông tin nhanh hơn.
Bạn nên kết thúc phần nội dung bằng những câu tỏ ý cảm ơn hoặc đề xuất yêu cầu gì đấy, chẳng hạn như:
– I look forward to hearing from you soon
– Thank you in advance
– For further information, please do not hesitate to contact me
– Please let me know if you have any questions
– Thanks for your attention
– I hope you will find this information useful
2.3 Conclusion
Có mở đầu thì cũng phải có kết thúc, bạn có thể tham khảo những mẫu câu kết thúc Email lịch sự dưới đây:
– All the best,…
– Best regard,…
– Sincerely,…
3. Những Email mẫu có thể tham khảo
3.1 Mẫu Email 1
3.2 Mẫu Email 2
Trên đây là những lưu ý cũng như cấu trúc để viết một Email Tiếng Anh hoàn chỉnh. Patado mong rằng sau khi đọc bài viết này, bạn có thể viết được một Email thực sự gây ấn tượng cho người đọc.
